Importeren

  1. Home
  2. Kennisbank
  3. Rondleiding
  4. Contacten
  5. Importeren

Via Contacten>Importeren kun je op een snelle manier een grote hoeveelheid contacten aan je lijst toevoegen.

Je importeert je contacten door drie stappen te doorlopen:

  1. Bestand selecteren en uploaden
  2. Velden toewijzen aan Inboxify-velden
  3. Verwerken van de upload

Hieronder zullen de drie stappen kort toegelicht worden.

Bestand selecteren en uploaden

De eerste stap van het importeren is het selecteren van je adressenbestand. Dit bestand heb je vooraf klaargemaakt voor import door het bestand op te slaan als CSV-bestand. Je klikt op de knop Selecteer en selecteert het bestand dat op je computer staat. Het bestand wordt automatisch geüpload en indien het bestand aan de eisen voldoet wordt je direct doorgeleid naar stap 2.

Indien er iets fout gaat, dan maakt Inboxify hier een melding van. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bestandsindeling onjuist is, je geen CSV-bestand geselecteerd hebt of dat het bestand meer dan 20.000 contacten bevat. Inboxify staat namelijk, om performance- en veiligheidsredenen, een upload van maximaal 20.000 contacten per keer toe.

Velden toewijzen aan Inboxify-velden

De tweede stap van het importeren is het toewijzen van velden uit jouw bestand aan de velden van Inboxify.

Inboxify geeft de veldnamen uit je bestand onder elkaar weer. Onder ieder veldnaam staat een selectielijst met Inboxify-veldnamen. Hier selecteer je de juiste veldnaam om de koppeling tussen jouw veld en het Inboxify-veld tot stand te brengen. Je hoeft niet alle velden te koppelen. Koppel in ieder geval het veld “E-mail” om het importeren af te kunnen ronden.

Indien je maar één gevonden veld ziet en je weet zeker dat je meer velden in je bestand hebt staan, dan is er iets mis met de indeling van het bestand.

Wil je het geslacht van je contactpersonen importeren, zorg er dan voor dat er voor het mannelijk geslacht de waarde “man”, “meneer”, “heer”, “de heer”, “dhr”, “dhr.” of “m” ingevoerd staat en voor het vrouwelijk geslacht de waarden “vrouw”, “mevrouw”, “mevr”, “mevr.” of “v”.

Inboxify maakt voor de bepaling van het veld Land gebruik van ISO-coderingen. Wil je de landen van je contacten importeren, zorg er dan voor dat de landen volgens deze coderingen ingevoerd staan. De coderingen van deze landen kun je terug vinden door op deze link te klikken.

Verwerken van de upload

Bij Upload verwerken selecteer je de lijst waar je je contacten in wilt importeren. Je kunt je contacten gerust vaker in dezelfde lijst importeren, nieuwe contacten worden toegevoegd, bestaande worden bijgewerkt.

Gebruik de functie Tag toevoegen om tags aan je contacten te koppelen. Denk hierbij aan tags als “Laatste import” of “Webshop-klant”.

Klik op Voltooien om het importeren af te ronden. Nadat alle contacten geïmporteerd zijn wordt je automatisch teruggeleid naar het dashboard.

Als er onjuiste adressen in je bestand staan of het aantal algemene adressen in je bestand is te groot, dan krijg je hier na het importeren een melding van. In deze melding staat een link waarmee je de niet-geïmporteerde adressen kunt downloaden.

CSV-bestanden

De importeerfunctie ondersteunt standaard één bestandstype: CSV-bestanden.

CSV-bestanden zijn universeel en de meeste programma’s beschikken over een mogelijkheid om data om te zetten naar CSV-formaat. Indien jouw programma er niet bij staat, dan kun je in een zoekmachine als Google zoeken op de termen “mijn programma”, “exporteren” en “csv”. Dat levert veelal voldoende resultaten op. Uiteraard kun je ook altijd je softwareleverancier raadplegen of contact met ons opnemen.

Over het algemeen worden de veldnamen bij het exporteren meegenomen. Is dit niet het geval, dan kun je het CSV-bestand bewerken om alsnog de veldnamen aan de kolommen toe te voegen. Dat doe je door de veldnamen in de bovenste rij van je bestand te plaatsen. De veldnamen zijn van belang voor de toewijzing van velden van je bestand aan velden van Inboxify.

In dit artikel